MS 아웃룩의 효과적인 사용법 (2)

2011.09.16

 

안녕하세요. 안랩인입니다. 앞서 아웃룩을 사용하면서 경험하게 되는 다섯 가지 악몽 중 아웃룩 데이터가 갑자기 사라진 경우와 아웃룩 데이터 셋이 너무 방대하고 복잡한 경우에 대한 해결책을 살펴보았습니다. 이번에는 세 번째 아웃룩 악몽인 스팸 메시지로 오인되는 경우와 회사 PC에서 보낸 메일이 집에서 보이지 않는 경우의 해결책과 아웃룩 연락처 필드를 변경하는 방법을 알아보겠습니다.

 

3. 친구에게 스팸 메시지를 보내는 것처럼 보이는 경우

 

마치 사용자가 스팸 메시지를 보내는 것처럼 보일 수도 있습니다. 걱정할 필요는 없습니다. 최면에 걸린 상태에서 당신이 스팸을 보내고 있는 것은 아닙니다. 그리고 아웃룩이 한 짓도 아닙니다.

아웃룩 프로그램과 이메일 계정 사이에는 프로그램을 통해 메일 계정에 접근한다는 사실 말고는 아무런 실질적 연결이 없음을 기억하세요.

십중 팔구, 이메일 계정이 스팸을 목적으로 누군가에게 하이재킹 당한 것입니다. 그것을 되찾아 오려면 비밀 번호를 변경하세요. 비밀 번호를 바꾸는데 성공했다면 그리고 문제가 정말 하이재킹 이었다면 이제 문제는 풀린 셈입니다.

그러나 비밀번호를 바꿀 수 없는 경우 그 계정은 해킹 당했음이 확실합니다. 이메일 제공자에게 접촉하여 어떻게 하면 그 계정을 회수할 수 있는지 알아보세요. 지메일, 핫메일, 야후 등은 각자 계정을 회수하기 위한 단계들을 간략하게 설명하고 있습니다.

하지만 계정이 하이재킹 당하는 것이 유일한 경우는 아닙니다. 악성코드에 감염된 PC는 이메일 주소에 접근하여 스팸 메시지를 토해내는 봇넷의 일부가 될 수 있습니다.

그것은 심지어 사용자의 컴퓨터일 수도 있습니다. 평소에 사용하던 안티바이러스 프로그램 이외에 하나의 혹은 하나 이상의 보안 유틸리티를 실행시켜 하드 드라이브를 검사하고 찾아 내야 합니다.

4. 회사 PC에서 보낸 메일이 집에서는 보이지 않는 경우

컴퓨터 두 대에 아웃룩을 설치해놓고 두 대 모두에서 메일을 다운로드 하려고 시도하면 문제가 발생할 수 있습니다. 한 컴퓨터의 아웃룩에 다운로드 받은 메일은 다른 컴퓨터에서 다운로드 할 수 없을 것입니다.

여러 가지 방법으로 해결할 수 있겠지만, 가장 간단한 방법은 아웃룩이 메일에 접근하는 방식을 변경하는 것입니다. POP3 프로토콜(아웃룩 기본 설정)을 사용하는 경우 아웃룩은 메일 서비스 제공자의 서버에서 새 메일을 다운로드 하고 다운로드 받은 메일을 삭제할 것입니다. 그 결과 그 메일은 더 이상 다운로드 할 수 없게 되는 것입니다. 아웃룩에서 다운로드 받은 메일을 삭제하지 않도록 설정할 수 있지만 이 설정 또한 나름의 문제를 일으킵니다.

좀 더 나은 방법은 보다 영리한 IMAP 프로토콜로 변경하는 것인데, 이 프로토콜은 서버의 메일과 아웃룩의 메일을 동기화합니다. 이와 같은 방법으로 메시지들은 당신이 메일을 확인하는 모든 컴퓨터들(스마트폰을 포함하여)에서 동기화된 상태로 보관됩니다.

하지만 기존 계정의 프로토콜을 변경하는 방법은 없습니다. 새 계정을 생성해야 합니다. 계정 설정 대화창에서 생성이 가능합니다. 아웃룩 2007에서는 도구>계정 설정을 선택하면 됩니다. 아웃룩 2010에서는 파일 탭을 눌러 왼쪽 창의 정보 옵션을 클릭하고 계정 설정을 선택 후 계정 설정을 다시 한번 선택합니다.

거기까지 하면 설정 창에서 이메일 탭을 선택하고 새로 만들기 버튼을 클릭합니다. 마법사 창의 첫 번째 페이지에서 수동으로 서버 설정 구성 또는 다른 서버 유형 구성에 체크합니다. 그 페이지에 있는 다른 필드들을 모두 채워 넣었다면 반드시 계정 유형 필드에서 IMAP을 선택하세요. 메일 서비스 제공자에서 다른 설정들을 확인하세요.

단, 이 팁은 이 메일 서비스 제공자가 IMAP을 지원하는 경우에만 유효합니다. 서비스 제공자의 지원 여부를 확인하세요.

5. 연락처에 원하는 상세 정보가 없을 때

연락처를 확인해 보아도 필요한 상세 정보들은 보이지 않을 것입니다. 당연히, 모든 사람들의 이름과 전화번호는 나와 있겠지만 특별히 애쓰지 않으면 그들이 사는 도시까지 볼 수는 없습니다.

아웃룩이 자동으로 보여주는 연락처 필드를 변경하는 방법을 소개합니다. 아웃룩 2007과 2010은 방법이 완전히 다릅니다.
 
1) 아웃룩 2007

 

왼쪽 창의 연락처, 현재 보기(Current View)에서 원하는 보기 방식을 선택합니다. 완전히 마음에 드는 보기 방식이 없다면, 원하는 방식과 가장 유사한 것을 찾아서 선택하세요.

 

보기를 선택하면 보기 목록의 가장 아래로 스크롤을 내려 현재 보기 사용자 지정을 클릭합니다. 뜨는 대화창에서 필드(Fields) 버튼을 클릭하고 출력하기를 원하는 필드를 선택한 뒤 순서를 설정합니다. 대화창의 다른 버튼들도 유용함을 알 수 있을 것입니다.
 

2) 아웃룩 2010

 

리본 메뉴의 보기를 클릭하고 보기 변경(리본 메뉴의 제일 왼쪽 아이콘)을 클릭합니다. 원하는 보기와 가장 비슷한 보기를 선택합니다.
 

 

원하는 보기와 완전히 동일하게 만들기 위해서 보기 설정 (보기 변경 바로 오른쪽 아이콘)을 클릭합니다. 고급 보기 설정 대화창이 생기면 행(Column) 버튼을 클릭합니다(버튼이 비활성화 되어 있다면 대화창을 닫고 보기 변경으로 돌아가 다른 보기를 선택합니다). 그 다음에 행 보기(Show Column) 대화창에서 출력하길 원하는 필드와 그 순서를 설정할 수 있습니다.

 

 

마지막 주의 사항

 

앞에서 나열한 다섯 가지 악몽들뿐 아니라 본인이 어떤 아웃룩 소프트웨어를 사용하고 있는가에 관하여 혼란을 느낄 수도 있습니다. 한 예로 작업과 약속을 아웃룩에서 관리할 수 있다고 들었지만 프로그램에서 그와 같은 관리 기능들을 찾을 수 없을 수도 있습니다.

 

이로 인해 스스로가 바보같이 느껴질 수도 있겠지만 이 문제에 대한 대답은 간단합니다. 아마도 아웃룩을 다른 마이크로소프트 프로그램인 아웃룩 익스프레스(Outlook Express)와 혼동하고 있을 것입니다. 이 기사에서 다루고 있는 아웃룩은 마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)에 포함된 제품으로 연락처, 이메일, 일정 등을 관리한다. 한편 아웃룩 익스프래스는 윈도우 XP(Windows XP)에서 마지막으로 사용되었던 것으로 이메일만 관리합니다. Ahn